Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Saifion ApS („Saifion“, „vi“, „os“) indsamler, bruger, opbevarer og deler personoplysninger på saifion.com og i Saifion-platformen („Platformen“). Vi behandler personoplysninger efter EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) og databeskyttelsesloven.

1. Hvem er ansvarlig

1.1 Saifion som dataansvarlig

Saifion er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler til egne formål: brugerkonti, kunderelationer, fakturering, support, vores hjemmeside, sikkerhed, research om potentielle erhvervskunder og vores netværk af Speditører.

1.2 Saifion som databehandler

Når en kunde bruger Platformen til sine importer, for eksempel ved at uploade dokumenter, forbinde sin postkasse eller webshop eller indtaste sine Leverandørers kontaktoplysninger, er kunden dataansvarlig for disse oplysninger, og Saifion behandler dem på kundens vegne. Denne behandling er reguleret af vores databehandleraftale, som kunderne accepterer sammen med vilkårene for brug.

1.3 Speditører

Når en kunde booker fragt gennem Platformen, deler vi de oplysninger, der er nødvendige for forsendelsen, med den valgte Speditør. Speditøren behandler disse oplysninger som selvstændig dataansvarlig efter sin egen privatlivspolitik.

1.4 Kontakt

Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO), da vi ikke er forpligtet til det. Spørgsmål om personoplysninger håndteres af ledelsen og kan sendes til contact@saifion.com.

Saifion ApS
CVR: 46208145
Porcelænshaven 26, 2000 Frederiksberg, Danmark
contact@saifion.com

2. De personoplysninger, vi behandler

Betaling sker ved bankoverførsel. Vi modtager ikke kortoplysninger. Vi behandler ikke bevidst særlige kategorier af personoplysninger (GDPR artikel 9) eller oplysninger om forbrugere, der køber i vores kunders webshops. Platformen er ikke rettet mod børn.

3. Formål og behandlingsgrundlag

Når vi baserer behandlingen på legitim interesse, har vi afvejet vores interesse over for dine interesser. Du kan bede os om detaljerne i denne afvejning.

4. Kunstig intelligens

4.1 Hvad vi bruger det til

Platformen bruger AI-modeller fra Anthropic til at:

• læse fakturaer, pakkelister, konnossementer og andre dokumenter og udtrække deres data
• læse e-mails fra forbundne postkasser og finde oplysninger om ordrer og forsendelser
• matche linjer i dokumenter med produkter og ordrer
• foreslå toldkoder (HS-koder) og estimere told, som altid vises som estimater
• udarbejde udkast til beskeder, som en bruger gennemgår, før de sendes
• opsummere offentlige oplysninger om potentielle erhvervskunder

4.2 Menneskelig kontrol

Output fra AI vises som et forslag eller et udkast. Intet, der påvirker en kunde eller en anden person, bliver sendt, godkendt eller booket, uden at en bruger handler på det. Vi træffer ikke afgørelser, der udelukkende er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende måde betydeligt påvirker nogen (GDPR artikel 22).

4.3 Sådan håndterer AI-udbyderen oplysningerne

Kun de oplysninger, der er nødvendige for en opgave, sendes til Anthropic. Anthropic bruger ikke oplysninger, der sendes via deres API, til at træne deres modeller. Anthropic opbevarer input og output fra API'et i en begrænset periode, i øjeblikket op til 30 dage, med henblik på overvågning af misbrug og overholdelse af lovgivningen, og kun længere, hvis indhold er markeret for at overtræde deres brugspolitik, eller hvis loven kræver det.

5. Aggregeret statistik

Platformens værdi vokser med erfaringen på tværs af forsendelser. Vi sammenstiller derfor data fra forsendelser, der håndteres gennem Platformen, såsom fragtpriser pr. rute, transittider sammenholdt med lovede tider og Leverandørers og Speditørers leveringsevne, til statistik og benchmarks. Statistikken identificerer ikke nogen kunde eller person. Indholdet af e-mailkorrespondance indgår aldrig i den, og det gør oplysninger modtaget fra Google- eller Microsoft-postkasser heller ikke. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at forbedre Platformen (art. 6, stk. 1, litra f), og når oplysninger bruges til statistiske formål, anvender vi garantierne i GDPR artikel 89. Du kan gøre indsigelse efter afsnit 10.

6. Hvem vi deler oplysninger med

6.1 Underdatabehandlere

Vi bruger følgende udbydere til at drive Platformen. Hver af dem behandler kun oplysninger efter vores instruks og i henhold til databehandlervilkår.

Vi giver kunderne mindst 30 dages varsel, før vi tilføjer eller udskifter en underdatabehandler.

6.2 Andre modtagere

• Speditører, som kunden vælger til en forsendelse (afsnit 1.3).
• Leverandører, som modtager en indkøbsordre, kunden sender gennem Platformen.
• Vores bank og betalingsudbyder, herunder Airwallex (Holland), i forbindelse med betalinger.
• Vores revisor og myndigheder, såsom Skattestyrelsen, når loven kræver det.

6.3 Tjenester, der modtager begrænsede oplysninger

• Sporing af forsendelser: ShipsGo modtager container-, booking- og luftfragtbrevsnumre (air waybill), og DHL modtager fragtbrevsnumre for DHL Express-forsendelser, for at returnere sporingshændelser. Der sendes ingen personoplysninger. Sporingsoplysninger fra DHL slettes 30 dage efter levering.
• Kort: Når et kort vises, henter din browser kortbilleder fra CARTO, og stednavne kan blive slået op med OpenStreetMaps tjeneste Nominatim. Disse tjenester kan se din IP-adresse.
• Demobooking: En demo, der bookes på saifion.com, oprettes som et møde i Saifions Google Workspace-kalender (Google, USA), og Google sender dig invitationen med linket til Google Meet.
• Statistik for hjemmesiden: Hvis du giver samtykke til statistik, modtager Google Analytics (Google) og Microsoft Clarity (Microsoft) oplysninger om dit besøg på vores offentlige sider, som beskrevet i vores cookiepolitik. Begge behandler dem på vores vegne efter deres databehandlervilkår. Ingen af dem bruges inde i Platformen.
• LinkedIn: Hvis du giver samtykke til marketing, sender LinkedIn Insight Tag oplysninger om dit besøg på vores offentlige sider til LinkedIn Ireland Unlimited Company. LinkedIn og Saifion er fælles dataansvarlige for indsamlingen; hvad LinkedIn derefter gør med oplysningerne, bestemmer LinkedIn alene. Vi ser kun samlede tal, aldrig hvem du er.
• Virksomhedsresearch: Til research om potentielle erhvervskunder slår vi virksomheder op i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) via cvrapi.dk og søger på nettet via Exa (USA). Denne research kører på en server i Singapore.

Vi sælger ikke personoplysninger.

6.4 Overførsler til lande uden for EU/EØS

Flere udbydere er placeret i USA, og researchtjenesten nævnt i afsnit 6.3 kører i Singapore. Ved overførsler til USA baserer vi os på EU-U.S. Data Privacy Framework, når udbyderen er certificeret under den, og ellers på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser i udbyderens databehandlervilkår. Ved overførsler til Singapore baserer vi os på standardkontraktbestemmelserne. Du kan bede os om en kopi af de relevante garantier.

Når en kunde sender en indkøbsordre til en Leverandør eller booker fragt hos en Speditør uden for EU/EØS, for eksempel i Kina, sendes oplysningerne efter kundens instruks, og der deles kun de oplysninger, der er nødvendige for ordren eller forsendelsen.

7. Gmail og Outlook

En kunde kan forbinde en Gmail- eller Outlook-postkasse til Platformen. Vi får derefter adgang til postkassen med de tilladelser, brugeren giver, og udelukkende som beskrevet her.

7.1 Hvad vi får adgang til og hvorfor

• Gmail: læseadgang (gmail.readonly) til at finde e-mails og vedhæftede filer fra Leverandører og Speditører om ordrer og forsendelser, såsom ordrebekræftelser, fakturaer, pakkelister, konnossementer og ankomstmeddelelser, og afsendelsesadgang (gmail.send) til at sende beskeder, som brugeren har skrevet eller godkendt i Platformen.
• Outlook: læse- og afsendelsesadgang (Mail.Read, Mail.ReadWrite, Mail.Send) til de samme formål.

7.2 Sådan bruger, opbevarer og deler vi oplysningerne

Data fra postkassen bruges kun til at levere funktioner, som brugeren ser i Platformen: at omdanne forsendelsesrelaterede e-mails til forslag, som brugeren gennemgår, at knytte dokumenter til ordrer og forsendelser og at sende beskeder, som brugeren har godkendt. Vi bruger ikke data fra postkassen til annoncering, vi sælger dem ikke, og vi bruger dem ikke til at udvikle, forbedre eller træne AI-modeller. Når indhold fra e-mails behandles af Anthropic (afsnit 4) for at udtrække forsendelsesdata, sker det kun for at levere disse funktioner.

Relevante e-mails og vedhæftede filer opbevares i vores database, som vores udbyder krypterer ved opbevaring (at rest). Adgangstokens til postkassen krypteres desuden med AES-256-GCM, før de opbevares. Data fra postkassen deles ikke med nogen ud over underdatabehandlerne i afsnit 6.1 og kun i det omfang, det er nødvendigt for disse funktioner. Ingen hos Saifion læser dine e-mails, medmindre du beder os om det, for eksempel i en supportsag, eller hvor det er nødvendigt af hensyn til sikkerheden eller for at overholde loven.

7.3 Afbrydelse af forbindelsen

Du kan til enhver tid afbryde forbindelsen til postkassen i Platformen eller fjerne Saifions adgang i din Google-konto (myaccount.google.com/permissions) eller Microsoft-konto. Når du afbryder forbindelsen, sletter vi de opbevarede adgangstokens og stopper adgangen til postkassen.

7.4 Google API Services User Data Policy

Saifions brug og overførsel til andre apps af oplysninger modtaget fra Google API'er vil overholde Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use.

8. Shopify

En kunde kan forbinde sin Shopify-butik til Platformen ved at installere Saifion-appen. Vi får derefter adgang til butikken med de tilladelser, butikken godkender ved installationen, og udelukkende som beskrevet her.

8.1 Hvad vi får adgang til og hvorfor

• Produkter og lager (read_products, read_inventory): produktnavne, varianter, SKU'er, stregkoder, priser, kostpris, vægt, toldkode, oprindelsesland og lagerbeholdning, så kunden kan se sine produkter, sit lager og sin landed cost i Platformen.
• Ordrer (read_orders, read_all_orders): antal solgte enheder af hver produktvariant pr. dag fra op til 24 måneders ordrehistorik, så kunden kan se, hvor hurtigt hvert produkt sælger, og hvornår der skal genbestilles. Vi læser kun datoen for hver ordre og produktet og antallet på hver ordrelinje. Vi læser ikke køberens navn, e-mailadresse, telefonnummer eller adresse.
• Produktfelter (write_products): når kunden har slået det til, gemmer vi landed cost pr. enhed, fragt pr. enhed, toldsats, toldkode og oprindelsesland som felter på produktet i Shopify.

8.2 Sådan bruger og opbevarer vi oplysningerne

Data fra butikken bruges kun til at levere funktioner, som brugeren ser i Platformen. Vi gemmer ikke de enkelte ordrer. Vi gemmer kun antal solgte enheder pr. produkt pr. dag og et salgstempo beregnet ud fra dem. Salgstal vises kun for kunden selv og indgår ikke i den aggregerede statistik i afsnit 5. Vi sælger ikke data fra butikken og bruger dem ikke til annoncering. Adgangstokens til butikken krypteres med AES-256-GCM, før de opbevares.

8.3 Fjernelse af appen

Kunden kan til enhver tid fjerne Saifion-appen fra sin Shopify-butik. Vi stopper så adgangen til butikken. Shopify beder os om at slette butikkens data 48 timer senere, og vi sletter da de produkter, den salgshistorik, de lageraflæsninger og de adgangstokens, vi har for butikken.

9. Hvor længe vi opbevarer oplysninger

Aggregeret statistik efter afsnit 5 identificerer ikke nogen og opbevares uden tidsbegrænsning.

10. Dine rettigheder

Efter GDPR har du ret til at:

• få indsigt i de personoplysninger, vi har om dig (art. 15)
• få urigtige oplysninger berigtiget (art. 16)
• få oplysninger slettet, medmindre vi er forpligtet til at opbevare dem (art. 17)
• få behandlingen begrænset (art. 18)
• modtage dine oplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format (art. 20)
• gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse og altid mod direkte markedsføring (art. 21)
• til enhver tid trække dit samtykke tilbage, uden at det påvirker tidligere behandling

Skriv til contact@saifion.com. Vi bekræfter din identitet og svarer inden for en måned. I komplekse sager kan fristen forlænges med yderligere to måneder, og i så fald giver vi dig besked. Det er gratis, medmindre en anmodning er åbenbart grundløs eller overdreven (art. 12, stk. 5).

Når vi behandler oplysninger på vegne af en kunde (afsnit 1.2), videresender vi din anmodning til kunden og hjælper kunden med at besvare den.

Du kan klage til Datatilsynet: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

11. Sikkerhed

Vi beskytter personoplysninger med tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder:

• kryptering under overførsel (TLS) for al trafik til Platformen og mellem vores udbydere
• kryptering ved opbevaring hos vores databaseudbyder og AES-256-GCM-kryptering af adgangstokens til forbundne systemer
• adskillelse af hver kundes oplysninger pr. organisation
• roller, der begrænser, hvad hver bruger kan se og gøre
• adgang til produktionssystemer begrænset til de personer, der har brug for den

12. Brud på persondatasikkerheden

Hvis der sker et brud, underretter vi Datatilsynet inden for 72 timer, når det er påkrævet (art. 33), og de berørte personer uden unødig forsinkelse, hvis bruddet sandsynligvis vil indebære en høj risiko for dem (art. 34). Når vi behandler oplysninger for en kunde, underretter vi kunden som beskrevet i databehandleraftalen. Vi registrerer alle brud.

13. Cookies

Vi bruger de cookies, der er nødvendige for, at hjemmesiden og Platformen fungerer. På vores offentlige sider bruger vi også Google Analytics, Microsoft Clarity og LinkedIn Insight Tag, men kun hvis du siger ja i cookiemeddelelsen; du kan til enhver tid trække det tilbage under Cookieindstillinger. Se vores cookiepolitik.

14. Ændringer

Vi opdaterer denne politik, når vores behandling ændrer sig. Vi underretter kunderne pr. e-mail mindst 30 dage før, væsentlige ændringer træder i kraft, såsom nye formål, nye kategorier af oplysninger eller modtagere eller nye overførsler til lande uden for EU/EØS.

15. Sprog

Denne politik findes på engelsk og dansk. Hvis versionerne afviger fra hinanden, har den engelske version forrang.