Databehandleraftale

Parter og accept

Denne databehandleraftale (“Databehandleraftalen”) er en del af servicevilkårene (“Servicevilkårene”) mellem Saifion ApS, CVR 46208145, Porcelænshaven 26, 2000 Frederiksberg, Danmark (“Saifion”, “Databehandleren”), og den kunde, der har Saifion-kontoen (“Kunden”, “den Dataansvarlige”).

Kunden accepterer Databehandleraftalen ved at acceptere Servicevilkårene, hvilket sker, når Kunden opretter en konto eller bruger Platformen. Der kræves ingen særskilt underskrift. Accept i elektronisk form opfylder kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 9. En Kunde, der har brug for en særskilt underskrevet databehandleraftale, kan kontakte contact@saifion.com. Indtil en sådan er underskrevet af begge parter, gælder denne Databehandleraftale. Databehandleraftalen foreligger på engelsk og dansk. Ved uoverensstemmelse har den engelske version forrang.

1. Omfang

1.1 Denne Databehandleraftale omfatter personoplysninger, som Saifion behandler på Kundens vegne, når Saifion leverer Platformen. Den omfatter ikke personoplysninger, som Saifion behandler som dataansvarlig til egne formål, hvilket er beskrevet i privatlivspolitikken.

1.2 Hvis denne Databehandleraftale og Servicevilkårene er i strid med hinanden med hensyn til behandling af personoplysninger på Kundens vegne, har denne Databehandleraftale forrang. I øvrigt har Servicevilkårene forrang.

2. Definitioner

Begreber, der er defineret i databeskyttelsesforordningen (forordning (EU) 2016/679), såsom “personoplysninger”, “behandling”, “dataansvarlig”, “databehandler”, “den registrerede” og “brud på persondatasikkerheden”, har samme betydning her. “Kundens Personoplysninger” betyder personoplysninger, som Saifion behandler på Kundens vegne i henhold til denne Databehandleraftale. “SCC” betyder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser vedtaget ved Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914. “Databeskyttelseslovgivningen” betyder databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

3. Roller

3.1 For Kundens Personoplysninger er Kunden dataansvarlig, og Saifion er databehandler.

3.2 Saifion er selvstændig dataansvarlig, uden for denne Databehandleraftale, for: brugerkonti og login; Saifions kundeforhold og fakturering; sikkerhed og forebyggelse af misbrug; Saifions netværk af Speditører; og de aggregerede statistikker, der er beskrevet i pkt. 15.3 i Servicevilkårene, og som ikke identificerer nogen kunde eller person.

3.3 Speditører, der udfører fragt booket via Platformen, og Leverandører, der modtager indkøbsordrer fra Kunden, er selvstændige dataansvarlige for de oplysninger, de modtager.

4. Beskrivelse af behandlingen

4.1 Genstand og varighed: Behandling, der er nødvendig for at levere Platformen til Kunden, så længe Kunden har en konto, og derefter som angivet i pkt. 11.

4.2 Karakter: Indsamling, opbevaring, organisering, strukturering, læsning, udtræk, sammenstilling, brug, videregivelse ved transmission og sletning, herunder automatiseret læsning af dokumenter og e-mails med AI-modeller.

4.3 Formål:

• håndtering af indkøbsordrer, Leverandører, Speditører, fragt, forsendelser, dokumenter og omkostninger
• læsning af dokumenter og e-mails fra tilsluttede postkasser og udtræk af ordre- og forsendelsesdata
• afsendelse af indkøbsordrer, beskeder og tilbudsforespørgsler efter Kundens instruks
• synkronisering af data med systemer, som Kunden tilslutter
• hentning af sporingsoplysninger om Kundens forsendelser fra fragtførere og sporingstjenester, for eksempel DHL og ShipsGo, ud fra de forsendelsesnumre, Kunden stiller til rådighed
• support på Kundens anmodning

4.4 Kategorier af personoplysninger: Navne, e-mailadresser, telefonnumre, stillingsbetegnelser og virksomhedstilknytning; indholdet af beskeder, e-mails og dokumenter, såsom fakturaer, pakkelister og konnossementer, som kan indeholde navne og kontaktoplysninger; samt login- og aktivitetsdata for Brugere.

4.5 Kategorier af registrerede: Kundens Brugere og medarbejdere; kontaktpersoner hos Kundens Leverandører, Speditører og andre forretningsforbindelser; og personer, der er nævnt i dokumenter og e-mails, som Kunden stiller til rådighed.

4.6 Saifion har ikke til hensigt at behandle særlige kategorier af personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9) eller oplysninger om strafbare forhold (artikel 10). Kunden må ikke uploade sådanne oplysninger.

5. Kundens forpligtelser

5.1 Kunden bekræfter, at Kunden har et lovligt behandlingsgrundlag for den behandling, Kunden instruerer om, at Kunden har oplyst de registrerede som krævet efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14, og at Kundens instrukser er i overensstemmelse med Databeskyttelseslovgivningen.

5.2 Servicevilkårene, denne Databehandleraftale og Kundens brug og konfiguration af Platformen, herunder de Integrationer, Kunden tilslutter, udgør Kundens dokumenterede instruks. Yderligere instrukser skal gives skriftligt, for eksempel via e-mail til contact@saifion.com.

5.3 Når Kunden får Platformen til at spore en forsendelse hos en fragtfører, for eksempel DHL, bekræfter Kunden, at forsendelsens afsender og modtager er informeret om, og hvor det kræves har givet samtykke til, at sporingsoplysningerne hentes via Platformen.

6. Saifions forpligtelser (databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3)

6.1 Instruks

Saifion behandler kun Kundens Personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden, herunder for så vidt angår overførsler til tredjelande, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret kræver andet. I så fald underretter Saifion Kunden først, medmindre lovgivningen forbyder det. Saifion underretter Kunden, hvis Saifion vurderer, at en instruks er i strid med Databeskyttelseslovgivningen.

6.2 Fortrolighed

Saifion sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle Kundens Personoplysninger, er underlagt fortrolighed, og giver kun adgang til dem, der har behov for det.

6.3 Sikkerhed

Saifion gennemfører foranstaltningerne i Bilag I for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til risikoen (databeskyttelsesforordningens artikel 32).

6.4 Underdatabehandlere

6.4.1 Kunden giver Saifion generel godkendelse til at benytte underdatabehandlere. De nuværende underdatabehandlere fremgår af Bilag II.

6.4.2 Saifion underretter Kunden via e-mail mindst 30 dage, før en underdatabehandler tilføjes eller udskiftes. Kunden kan inden for denne frist gøre indsigelse af rimelige databeskyttelsesmæssige grunde. Hvis Saifion ikke kan imødekomme indsigelsen, kan Kunden opsige de berørte tjenester.

6.4.3 Saifion pålægger ved skriftlig kontrakt hver underdatabehandler databeskyttelsesforpligtelser, der giver de fornødne garantier efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 4, og forbliver over for Kunden ansvarlig for underdatabehandlerens opfyldelse af sine forpligtelser.

6.5 Anmodninger fra registrerede

Saifion bistår Kunden, så vidt muligt, med at besvare anmodninger fra registrerede. Hvis en registreret henvender sig direkte til Saifion om Kundens Personoplysninger, videresender Saifion anmodningen til Kunden uden unødig forsinkelse og besvarer den ikke uden Kundens godkendelse, medmindre lovgivningen kræver det.

6.6 Konsekvensanalyser

Saifion yder rimelig bistand til Kundens konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse og forudgående høringer af tilsynsmyndigheden (databeskyttelsesforordningens artikel 35 og 36) under hensyntagen til de oplysninger, der er tilgængelige for Saifion.

6.7 Brud på persondatasikkerheden

Saifion underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, der berører Kundens Personoplysninger. Underretningen beskriver, så vidt det er kendt, bruddets karakter, de berørte kategorier og det omtrentlige antal registrerede og registreringer, de sandsynlige konsekvenser, de trufne eller foreslåede foranstaltninger og en kontaktperson. Saifion bistår Kunden med at opfylde Kundens forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 33 og 34.

6.8 Revision

Saifion stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28, og giver mulighed for revisioner, herunder inspektioner, foretaget af Kunden eller en revisor, som Kunden udpeger. Revisioner finder sted højst én gang om året, medmindre der er rimelig mistanke om en overtrædelse, med 30 dages skriftligt varsel, inden for normal arbejdstid og under fortrolighed. Hver part afholder sine egne omkostninger. Saifion kan besvare en anmodning om revision med dokumentation, herunder underdatabehandlernes certificeringer og revisionsrapporter, hvor denne dækker anmodningens omfang.

7. Overførsler uden for EU/EØS

7.1 Nogle underdatabehandlere befinder sig i USA (Bilag II). For disse overførsler baserer Saifion sig på EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor underdatabehandleren er certificeret under denne ordning, og ellers på de SCC, der indgår i underdatabehandlerens databehandlingsvilkår. Kunden kan anmode om en kopi af de relevante garantier.

7.2 Når Kunden sender indkøbsordrer til Leverandører eller booker fragt hos Speditører uden for EU/EØS, overføres oplysningerne efter Kundens instruks til modtagere, der handler som selvstændige dataansvarlige, og kun de oplysninger, der er nødvendige for ordren eller forsendelsen, deles.

8. Kunstig intelligens

8.1 Saifion bruger AI-modeller fra Anthropic (Bilag II) til at læse dokumenter og e-mails, udtrække data, udarbejde tekstudkast og komme med forslag. Kun de oplysninger, der er nødvendige for en opgave, sendes.

8.2 Anthropic bruger ikke data, der sendes via Anthropics API, til at træne sine modeller. Anthropic opbevarer API-input og -output i en begrænset periode, i øjeblikket op til 30 dage, med henblik på overvågning af misbrug og overholdelse af lovgivningen, og kun længere, hvor indhold er markeret for at overtræde Anthropics brugspolitik, eller hvor lovgivningen kræver det.

8.3 Saifion bruger ikke Kundens Personoplysninger til at træne AI-modeller.

8.4 AI-output præsenteres for Brugere som forslag og udkast. Platformen træffer ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker de registrerede (databeskyttelsesforordningens artikel 22).

9. Ansvar

9.1 Ansvar efter denne Databehandleraftale er underlagt begrænsningerne og undtagelserne i pkt. 10 i Servicevilkårene og kommer ikke i tillæg til dem.

9.2 Dette begrænser ikke ansvar, som ikke kan begrænses efter ufravigelig lovgivning, herunder en registreret persons ret til erstatning efter databeskyttelsesforordningens artikel 82.

10. Varighed og ændringer

10.1 Denne Databehandleraftale gælder, så længe Saifion behandler Kundens Personoplysninger på Kundens vegne.

10.2 Saifion kan opdatere denne Databehandleraftale. Væsentlige ændringer, der forringer Kundens beskyttelse, meddeles via e-mail mindst 30 dage, før de træder i kraft. Hvis Kunden ikke accepterer dem, kan Kunden opsige de berørte tjenester inden denne dato. Ændringer registreres i ændringsloggen nedenfor.

11. Tilbagelevering og sletning

Kunden kan til enhver tid anmode om en eksport af sine data. Når tjenesterne ophører, kan Kunden anmode om en eksport inden for 30 dage. Saifion sletter derefter Kundens Personoplysninger inden for 90 dage efter ophøret, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret kræver, at de opbevares. Oplysninger, der opbevares af den grund, behandles ikke til andre formål. Sporingsoplysninger, der er hentet fra DHL, slettes dog allerede 30 dage efter forsendelsens levering, som DHL's vilkår kræver.

12. Lovvalg

Denne Databehandleraftale er underlagt dansk ret. Tvister afgøres som angivet i pkt. 21 i Servicevilkårene. Hvor SCC finder anvendelse, gælder deres egne regler om lovvalg og værneting for dem.

13. Kontakt

Saifion ApS, CVR 46208145, Porcelænshaven 26, 2000 Frederiksberg, Danmark, contact@saifion.com

Tilsynsmyndighed: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, +45 33 19 32 00

Bilag I: Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

Kryptering

• Kryptering under overførsel (TLS) for al trafik til Platformen og mellem Saifion og Saifions underdatabehandlere
• Kryptering af lagrede data hos databaseudbyderen
• Adgangstokens og nøgler til tilsluttede systemer krypteres med AES-256-GCM, før de gemmes, og slettes, når forbindelsen fjernes

Adgangskontrol

• Login via en dedikeret autentificeringsudbyder (Clerk)
• Hver kundes data er adskilt pr. organisation
• Roller i hver kundeorganisation begrænser, hvad den enkelte Bruger kan se og gøre
• Adgang til produktionssystemer er begrænset til de medarbejdere hos Saifion, der har behov for det, og sker med personlige konti
• Links, der sendes til Leverandører og Speditører, giver kun adgang til den ordre eller forespørgsel, de vedrører

Dataminimering

• Kun de oplysninger, der er nødvendige for en opgave, sendes til AI-modeller
• Integrationer anmoder kun om de tilladelser, som funktionerne bruger

Tilgængelighed

• Platformen kører hos administrerede cloududbydere (Bilag II), der sørger for redundans og gendannelse af deres tjenester

Organisation

• Alle hos Saifion med adgang til Kundens Personoplysninger er underlagt fortrolighed
• Brud på persondatasikkerheden vurderes, registreres og anmeldes som angivet i pkt. 6.7
• Sikkerhedsrettelser til afhængigheder indføres som en del af den løbende udvikling

Bilag II: Underdatabehandlere

Bilag III: Oversigt over behandlingen

Ændringslog